Digitalisierung ist mehr als Homeoffice: Wie Steuerkanzleien Prozesse neu denken – TaxTv Episode 104

Digital erfolgreich wird nur, wer Abläufe systematisch hinterfragt und nicht nur neue Tools einführt.

Die Digitalisierung ist in der Steuerberatung, wie auch in allen anderen Branchen, längst angekommen, zumindest in der Theorie. In der Praxis sehen wir aber oft: Viele Kanzleien möchten digitaler arbeiten, wissen aber nicht, wo sie anfangen sollen. Der Wunsch nach effizienteren Abläufen, flexiblerem Arbeiten und einer moderneren Mandantenkommunikation ist da. Doch wie wird daraus ein konkretes Projekt?

Am Anfang steht das ZIEL!

Unsere Kanzlei ist seit mehreren Jahren vollständig digital organisiert. Wir arbeiten papierlos, ermöglichen mobiles Arbeiten für unser Team und nutzen automatisierte Schnittstellen für die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten, Behörden und Kooperationspartnern. Was wir gelernt haben: Der Kauf einer neuen Software ist nur der erste Schritt. Entscheidend ist, die gesamten Prozesse zu durchdenken und dabei sowohl das Team als auch die Mandant:innen gezielt einzubinden.

Der erste Schritt ist nicht die Software, sondern die richtige Herangehensweise

Wir erleben immer wieder, dass sich Kanzleien eine neue Software anschaffen, in der Hoffnung, damit automatisch digitaler zu werden. Doch ohne klare Prozesse, Schulungen und die Einbindung des Teams bleibt das Potenzial oft ungenutzt.

Ein Beispiel: Wer seinem Team die Möglichkeit geben möchte, im Homeoffice zu arbeiten, braucht nicht nur Laptops, sondern auch klare Strukturen und eine funktionierende Kommunikation, sowohl intern als auch extern. Ablagesysteme, Speicherpfade, Erreichbarkeiten, Equipment und entsprechende digitale Freigabeprozesse sind nur einige der relevanten Punkte.

Auch die Zusammenarbeit mit Mandantinnen und Mandanten verändert sich. Digitale Freigaben, Cloud-Lösungen oder automatisierte Buchhaltungsprozesse bringen viele Vorteile mit sich, wenn sie professionell und nutzerorientiert umgesetzt werden.

Deshalb empfehlen wir: Überlegen Sie sich zuerst, welchen Bereich Ihrer Kanzlei Sie als Erstes digitalisieren möchten. Ist es die Buchhaltung, die Bilanzierung oder vielleicht die Lohnverrechnung? Jeder Bereich bringt unterschiedliche Anforderungen mit sich. Auch der Kontakt mit den Behörden bietet viele Möglichkeiten, digital einfacher und schneller zu arbeiten. Wichtig ist, sich einen Bereich vorzunehmen, diesen gezielt zu analysieren und in kleinen Schritten weiterzuentwickeln.

Wo entstehen aktuell die größten Aufwände?
Identifizieren Sie Prozesse mit hohem manuellen Aufwand, etwa in der Buchhaltung, Lohnverrechnung oder Bilanzierung, und prüfen Sie deren Optimierungspotenzial.

Wie soll die digitale Kommunikation mit Mandant:innen künftig aussehen?
Digitale Freigaben, sichere Portale und strukturierte Workflows sparen Zeit, schaffen Transparenz und reduzieren Fehlerquellen.

Wie binde ich mein Team aktiv in den Wandel ein?
Digitalisierung gelingt nur mit dem Team: Schulungen, klare Zuständigkeiten und ein gemeinsames Verständnis für neue Abläufe sind unerlässlich.

Wie kann flexibles Arbeiten, z. B. im Homeoffice, sinnvoll umgesetzt werden?
Neben den technischen Voraussetzungen braucht es klare Regeln für Zusammenarbeit, Dokumentation und Erreichbarkeit, damit mobiles Arbeiten wirklich funktioniert.

Wie kann Künstliche Intelligenz entlasten ohne Qualität einzubüßen?
Der gezielte Einsatz von KI kann Mitarbeitende von Routinetätigkeiten entlasten wie z. B. bei Belegverarbeitung, Datenanalyse oder Rückfragen und schafft Raum für persönliche Beratung und strategische Aufgaben.

Unser Angebot: Digitalisierung mit System

Wir begleiten Kanzleien auf ihrem Weg in die digitale Zukunft. Gemeinsam analysieren wir bestehende Prozesse, definieren die nächsten Schritte und machen Ihre Kanzlei Schritt für Schritt zukunftsfit.

📽️ Noch mehr Infos, anschaulich erklärt:

Dieses Video dient zur Weiterbildung und nicht zur steuerlichen Beratung. 360°Tax TV ersetzt kein persönliches Beratungsgespräch und keine rechtlich verbindliche Auskunft.

Bei Fragen steht Ihnen Frau Mag. Christiane Holzinger sehr gerne zur Verfügung.

Freundliche Grüße,
Mag. Christiane Holzinger und das gesamte 360°Business Planner Team