Der Zeitaufwand für Ihre Dienstreise steigt Ihnen über den Kopf? Sie hätten gerne ein paar Tipps und Tricks die man beachten könnte? Dann lesen Sie den Artikel, in dem wir Ihnen mit ein paar Hinweisen helfen möchten!

Die Zusammenstellung der Reisekosten und die Verteilung dieser auf Ausgaben für Übernachtungen,  Meetings, Mietwagen-, Flug- und Bahnausgaben sowie Reisebürogebühren etc. haben nicht selten einen Aha-Effekt. Viele Unternehmen sind sich dieser Ausgaben nicht bewusst. Wichtig bei der Optimierung der Reisekosten ist, Transparenz über laufende Kosten und das Reiseverhalten der Mitarbeiter herzustellen. Je besser dies ist, desto höher sind die Einsparungesmöglichkeiten.

 

1. zum richtigen Zeitpunkt buchen

Über diesen gibt es viele Theorien – zumindest über jeden einzelnen Wochentag. Statistisch gesehen spart man sich Geld für Flüge in den Nahen Osten, wenn man 5 Monate zuvor bucht. Für Afrika bei rund 2 Wochen  und Nordamerika ca. 2 Monate vor Flugtag.

 

2. überlegen Sie den Reisetag

Unattraktive Reisetage – wie Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag – sind meist die Günstigeren. Wer also nicht am Wochenende fliegen muss, kann hiermit seine Reisekosten senken.

 

3. Eventkalender checken

Jede Stadt hat große Veranstaltungen, wie eine Weltmeisterschaft etc, sollte so ein Ereignis stattfinden, werden Hotelpreise automatisch erhöht und Transportmöglichkeiten sind knapper.

 

4. unflexibler werden

Oft sind flexible Flüge teurer als fixe Flugzeiten mit Umbuchungsmöglichkeiten – also immer checken was die Gebühren kosten würden!

 

5. Nebenkosten beachten

Billige Flüge enthalten oft hohe Nebenkosten – pysikalischer oder psychischer Natur. Pysikalisch sind dies höhrer Steuern und psychisch wäre zum Beispiel die Uhrzeit, welche sich auf die gesamte Planung und das eigene Gemüt negativ auswirkt. Daher auch Angebote bei regionalen Flughäfen anfordern.

 

6. Prozesse bündeln

In vielen kleineren Unternehmen ist oft jeder Mitarbeiter selbst für die Organisation seiner Dienstreise zuständig – hier sollte man diese an einer Stelle bündeln, das bezweckt das Know-how der jeweiligen Person über Buchungen etc sowie etwaige Rabattierungen, da über einen Kanal gebucht wird.

 

7. Richtlinien erstellen

Es reicht ein kurzes Infoblatt für die interene Kommunikation – hier sollte beschrieben sein, welche Hotels, welche Flugtarife etc gebucht werden dürfen.

 

8. Firmenkonditionen

Bei Buchungen über ein Reisebüro sollte man sich auf ein Büro einigen. Dies könnte Ihnen Zusatzleistungen bringen, wie Echtzeit-Dokumentation, Reportings oder Herunterbrechen der Kosten auf die einzelnen Kostenstellen des Kunden.

 

9. Firmenkreditkarte

Die Nutzung von Firmenkreditkarten bringt Unternehmen Zusatzleistungen wie Versicherungen oder automatische Reisekostenabrechnungen. Die indirekten Kosten, die bei Geschäftsreisen anfallen, werden durch gesenkte Versicherungsausgaben sowie den automatisierten Abrechnungsprozess und verbesserten Controlling-Möglichkeiten gesenkt.

 

10. Dienstreise hinterfragen

Oft sollte man die Dienstreise hinterfragen, da sie hohe Ausgaben für das Unternehmen bedeutet. Eine Alternative wäre Videokonferenzen abzuhalten.

 

Noch Fragen zu den einzelnen Punkten? Wir helfen Ihnen gerne weiter.

 

Ihr Geschäft. Unser Plan.