Dr. Philipp Liegl, Geschäftsführer der ecosio GmbH in Wien, hat für uns einen sehr interessanten Gastbeitrag zu einer gesetzlichen Änderung betreffend die elektronische Rechnungslegung verfasst! Diese Neuregelung betrifft alle Unternehmen, die Rechnungen an die Republik Österreich stellen möchten und werden. Wie dieser elektronische Prozess ab dem Jahr 2014 aussieht, erfahren Sie hier!

Elektronische Rechnung an die Republik Österreich ab 1.1.2014

Für viele Unternehmer ein regelmäßig wiederkehrender Prozess: Rechnung erstellen, ausdrucken, kuvertieren, versenden und auf die Überweisung des Rechnungsbetrages warten. Vor allem für die rund 77.000 Unternehmen die an die Republik Österreich liefern wird sich bei diesem Prozess ab dem 1.1.2014 einiges ändern. Ab diesem Datum akzeptiert die Republik Österreich Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form – im XML Format ebInterface.
Für Unternehmen bedeutet dies: Papier, Kuvert und Briefmarke bleiben in der Schublade. Stattdessen müssen die IT Systeme rechtzeitig e-Rechnungs-fit gemacht werden, sodass 2014 keine bösen Überraschungen durch nicht bezahlte Rechnungen drohen. Auch wenn es vielleicht einige in Erwägung ziehen weiterhin Papierrechnungen an den Bund zu senden – Vorsicht! – diese werden mit Sicherheit nicht bezahlt! Zeit also, sich mit dem Thema e-Rechnung und ebInterface etwas näher auseinanderzusetzen.

ebInterface ist ein elektronisches Rechnungsformat der Republik Österreich und wird von AustriaPRO, einem Verein der Wirtschaftskammer Österreich entwickelt und gewartet. Bereits zahlreiche Hersteller von Warenwirtschaftssystemen und Finanzbuchhaltungssystemen unterstützen ebInterface und die elektronische Rechnung an den Bund. Ob Ihr System das auch kann? Werfen Sie einen Blick auf die Liste der offiziellen ebInterface Unterstützer unter https://www.wko.at/Content.Node/AUSTRIAPRO/ebInterface_Partner.html

Welche Möglichkeiten haben Sie als Unternehmer also um elektronische Rechnungen an die Republik Österreich zu liefern?

Möglichkeit 1 des Bundes: Webformular
Für Unternehmen die nur wenige Rechnungen an die Republik senden, steht ein web-basiertes Formular zur Verfügung. Dabei tragen Sie in das Onlineformular die Rechungsdetails und die einzelnen Rechnungspositionen ein. Anschließend werden die Eingaben validiert und an die Republik Österreich gesendet. Diese Möglichkeit eignet sich vor allem für Unternehmen die nur wenige Rechnungen an den Bund stellen. Der Nachteil dieser Lösung ist, dass Sie Rechnungsdaten gegebenenfalls doppelt erfassen müssen – einmal in Ihrem eigenen System und einmal in der Onlineerfassungsmaske des Bundes. Der Vorteil wiederum: keine Investitionskosten.

Möglichkeit 2 des Bundes: Upload einer ebInterface XML-Rechnung
Wenn Sie bereits über eine Software verfügen, die ebInterface XML Rechnungen erzeugen kann (zB Mesonic oder BMD), dann können Sie ebInterface Rechnungen direkt aus Ihrem eigenen System exportieren und über eine Uploadschnittstelle an die Republik Österreich senden. Der wesentliche Vorteil ist hier, dass Sie keine doppelte Erfassung der Rechnungsdaten vornehmen müssen. Der Nachteil: bei vielen Rechnungen kann der Export- und Uploadprozess schnell unübersichtlich werden. Wenn Sie über keine Software verfügen die ebInterface XML Rechnungen exportieren kann, kommt diese Möglichkeit für Sie nicht in Frage.

Möglichkeit 3 des Bundes: Automatische Übermittlung mittels Web Service
Für den Fall, dass Sie ein sehr hohes Rechnungsaufkommen an die Republik Österreich haben, sollten Sie die direkte Anbindung Ihres Warenwirtschaftssystems bzw. Ihres Finanzbuchhaltungssystems an die Republik Österreich mit Hilfe eines Web Services in Erwägung ziehen. Dabei werden die Rechnungsdaten vollautomatisch aus Ihrem System an die Republik Österreich übertragen. Um Ihre Software an das Web Service des Bundes anzubinden, sind Programmierkenntnisse notwendig bzw. müssen Sie einen externen Dienstleister zuziehen, der Ihre Software an den Bund anbindet. Diese Möglichkeit sollten Sie nur dann in Erwägung ziehen, wenn die eingesparten Kosten durch die elektronische Rechnung größer sind als die Investitionskosten für die Realisierung der Web Service Anbindung.

Möglichkeit 4 mit Hilfe eines Dienstleisters: Direkte Anbindung der bestehenden Unternehmenssoftware über eine bestehende Exportschnittstelle
Nahezu jedes Warenwirtschafts- (ERP) oder Finanzbuchhaltungssystem (FiBu) verfügt über eine Exportschnittstelle. Dabei können Rechnungsdaten zum Beispiel im CSV Format (= komma-separierte Textdateien) als Dateien abgespeichert werden. Diese Exportdaten können von einem Dienstleister automatisch abgeholt und an die Republik Österreich gesendet werden.  Die genaue Funktionsweise dieser Anbindungsart wird in folgendem Blogpost genauer erklärt: http://blog.ecosio.com/2013/10/elektronische-rechnungen-die-republik_28.html

Der Vorteil für Sie: vollautomatische Übermittlung Ihrer Rechnungsdaten ohne menschliche Interaktion bei sehr geringen Investitionskosten (im Vergleich zur direkten Anbindung wie bei Möglichkeit 3).

Sie haben weiteres Interesse am Thema elektronische Rechnung oder müssen eine Lösung für den elektronischen Datenaustausch (EDI) einführen? Wir helfen Ihnen gerne weiter:

ecosio GmbH
Fendigasse 27/11
A-1050 Wien

Ansprechpartner: Philipp Liegl
Phone (Germany): +49 (0) 30 20 658 – 267
Phone (Austria): +43 (0) 676 926 59 54
Email: office@ecosio.com
Web: http://www.ecosio.com
Twitter: http://twitter.com/ecosioHQ