Bis vor Kurzem war der elektronbische Rechnungsversand (zB via E-Mail, als Webdownlaod, eingescannte Papierrechnung) bzw die Ausstellung von elektronischen Rechnungen nur mittels aufwändigem Signaturverfahren möglich. Das hat nun seit Jahresbeginn ein Ende! Seit 1.1. 2013 sind elektronische Rechnungen den Papierrechnungen im Hinblick auf die Berechtigung zum Vorsteuerabzug gleichgestellt. 

Bis vor Kurzem war der elektronbische Rechnungsversand (zB via E-Mail, als Webdownlaod, eingescannte Papierrechnung) bzw die Ausstellung von elektronischen Rechnungen nur mittels aufwändigem Signaturverfahren möglich. Das hat nun seit Jahresbeginn ein Ende! Seit 1.1. 2013 sind elektronische Rechnungen den Papierrechnungen im Hinblick auf die Berechtigung zum Vorsteuerabzug gleichgestellt. Was ist bei der elektronischen Rechnung zu beachten? Die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit muss gewährleistet sein und zwar wie bei anderen Rechnungen auch 7 Jahre (im Einzelfall auch länger – zB bei Grundstücken 22 Jahre) lang. In welcher Form der jeweilige Unternehmer dies bewerkstelligt, ist grundsätzlich ihm überlassen.

Papierloses Büro? Die elektronische Rechnung muss nicht zwingend in Papierform ausgedruckt und aufbewahrt werden. Wenn sie nur digital gespeichert wird, sollte aber darauf geachtet werden, dass Hardwarefehler nicht zum unerfreulichem Verlust der Aufzeichnungen führen. Vorraussetzung ist außerdem, dass der Rechnungsepfänger der elektronischen Übermittlung zustimmt. Das sollte zumindest konkludent passieren. Dies wird dann der Fall sein, wenn der Empfänger erstmalig eine elektronisch übermittelte Rechnung bezahlt.

Wichtig: Für den Fall, dass die e-Rechnung mehrmals versendet wird oder zB eine gleichlautende Papierrechnung folgt, ist unbedingt darauf zu achten, dass diese als "Duplikat" oder "Entwurf" gekennzeichnet wird, da sonst beim Aussteller laut Meinung des Finanzministeriums zusätzlich nochmals die Umsatzsteuer kraft Rechnungslegung anfällt. Es empfiehlt sich daher ein Dateiformat zu verwenhden, dass nachträgliche Änderungen erschwert bzw unmöglich macht. PDF-Rechnungen sind also gegenüber Microsoft-Word-Dateien im Vorteil! Elektronische Signaturen sind nicht mehr erforderlich.

Abschliessend bleibt noch anzumerken, dass für die elektronische Rechnung dieselben Formvorschriften wie die Papierrechnungen gelten.

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